Change Management im Zeichen von Covid-19:
Krisen meistern und Zukunftsfähigkeit bewahren

Nicht selten kündigt sich ein Wandel über längere Zeiträume hinweg an und ist damit planbar. Das gibt uns Sicherheit und Zuversicht, jegliche Herausforderung meistern zu können. Manchmal jedoch gibt es Ereignisse, die uns über Nacht zur Anpassung zwingen. Ob im privaten Umfeld, als Bürger eines Staates oder als Entscheidungsträger eines Unternehmens: Covid-19 hat uns gezeigt, wie schnell das gesamte System ins Wanken geraten kann, was durch das Fehlen eines konsequenten und zielgerichteten Change Management noch verstärkt wird.

Notwendigkeit zur Veränderung erkennen und kommunizieren

Dabei ist die Kunst, den richtigen Zeitpunkt für Änderungen zu erkennen und die Prozesse entsprechend zu planen. Das ist leichter gesagt als getan, wenn es um etwas so Elementares wie beispielsweise die Coronakrise geht. Da sich die Erkenntnisse nahezu täglich ändern und erweitern, ist der Wandel nicht von A bis Z planbar, sondern muss ständig den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.
Wie kompliziert und schwer das ist, haben nicht nur Unternehmer und Selbstständige erfahren, sondern auch die Verantwortlichen in der Regierung. Es genügt nicht, Change von oben anzuordnen, wenn nicht sämtliche Ebenen und Stakeholder mit einbezogen werden. Es zeigt sich, dass die Akzeptanz für notwendige Änderungen ein Schlüsselelement ist, um die Transformation durchführen zu können. Die Betroffenen akzeptieren die Maßnahmen mehrheitlich immer dann am besten, wenn diese entsprechend kommuniziert und erklärt werden. Warum sind bestimmte Maßnahmen auf einmal sinnvoll und andere plötzlich überholt? Was ist das gemeinsame Ziel bei der Einführung neuer Vorgaben? Der Informations- und Kompetenzvorsprung der Führungskräfte und Entscheider muss allen Stakeholdern transparent vermittelt werden – nur dann kann ein zielgenaues Ergebnis, aber auch dessen breite Akzeptanz sichergestellt werden. Dies ist nur ein Beispiel von vielen, welche das Problem nicht erkannter bzw. nicht genutzter Potenziale verdeutlicht.

Unternehmen müssen Veränderungsprojekte jetzt oft beschleunigen

Was im Gesamtbild für das Staatswesen und die Bürger gilt, hat auch für die Beziehung zwischen Unternehmern, Kunden und Mitarbeitern Bedeutung. Viele Veränderungsprojekte, die vielleicht langfristig angedacht waren, sollen nun plötzlich über Nacht realisiert werden. So hat die Umstellung auf Homeoffice in vielen Branchen Probleme verursacht, weil die notwendige innerbetriebliche wie auch strukturelle digitale Infrastruktur nicht vorhanden war und aufgrund der großen Nachfrage ein Mangel an Experten und Equipment die Umstellung erschwert hat. Zudem verfügte kaum jemand über fertige Konzepte im Change-Management für eine solch umfangreiche und in kurzer Zeit umzusetzende Digitalisierung. In anderen Bereichen wiederum mussten völlig neue Konzepte umgesetzt werden, über die zuvor nie nachgedacht wurde. Dabei ging es in vielen Fällen nicht einmal um die üblichen Anforderungen zur Effizienzsteigerung, sondern um die bloße Aufrechterhaltung des Regelbetriebs und der damit verbundenen Prävention und Reduktion von Umsatzeinbrüchen.

Doch auch der umgekehrte Fall ist zu beobachten: Während einige Branchen sich plötzlich kaum lösbaren Herausforderungen gegenüber sahen, waren bestimmte Dienstleistungen – analog wie digital – plötzlich gefragt wie nie. Im Softwareumfeld gehörten hierzu beispielsweise digitale Kollaborations- und Softwarelösungen wie Office 365.

Aber auch wenn benötigte Software und digitale Tools zeitnah beschafft werden können, ist ein umfangreiches, unter schwierigen Bedingungen laufendes Digitalisierungsprojekt ohne externe Hilfe nur schwer zu stemmen und damit eine Herausforderung, die ohne Planung und professionelle Beratung beinahe zwangsläufig zu Problemen führt. Mit ein Grund dafür, sich hierzu Experten an Board zu holen, die als Transformation Manager den Change Management Prozess von Beginn an definieren und begleiten. Erfahrene Change Manager bauen dabei auf eine tragfähige Prozessstruktur, welche sich beispielsweise aus dem bewährten 4-Phasen-Modell ergibt. Dieses berücksichtigt alle relevanten Change Management Faktoren. Neben einer detaillierten Analyse des Status Quo, erhält man so auch eine Konzeption zu den sich ergebenden realistischen Kosten und Zeitrahmen sowie die Sicherheit einer Expertise in Bezug auf die hierfür notwendigen Tools, Methoden und Kommunikationsmaßnahmen.

Frühzeitig Hilfe beim Transformation-Manager suchen

Auch darf nicht vergessen werden, dass – obwohl Mitarbeiter und Kunden als Stakeholder wichtige Faktoren sind – es sich in der aktuellen Krise gezeigt hat, dass Führungskräfte mit der Situation ebenso überfordert sind, weil sie ihre Komfortzone der eigenen Expertise in vielen Fällen verlassen mussten. Führungskräfte zu coachen, einen solch plötzlichen Wandel bewältigen zu können, ist eine der weiteren Aufgaben eines Change-Agents.

Im Rahmen einer Change-Management Beratung kann ein solcher Transformationsmanager den Erfolg des Veränderungsprojekts auch unter schwierigen intern wie externen Bedingungen befördern. Denn Änderungen erzeugen Ängste und erfordern Vertrauen in die Entscheider. Dieses Vertrauen zu unterstützen, kann im Rahmen von Workshops (in Zeiten von Corona natürlich vor allem digital) und anderen Maßnahmen zum aktiven Change-Management umgesetzt werden.
Es gilt: Je früher Unternehmen professionelle Hilfe durch einen Coach in Anspruch nehmen, desto größer sind die Chancen auf zeitnahe und gelungene Transformationsmaßnahmen. Dies gilt umso mehr in komplexen Situationen, wie sie aktuell durch Covid-19 entstanden sind.

Chancen der Krise erkennen

Was jedoch ebenfalls niemals vergessen werden sollte, ist, dass neben den gewaltigen Herausforderungen jede Krise auch ihre Chancen bietet. Manche Branchen sind sogar gestärkt aus der Corona-Krise hervorgegangen. So bietet eine plötzlich notwendige Transformation immer auch die Gelegenheit, Unternehmensstrukturen zu verschlanken, Überflüssiges zu entfernen und Innovationen einzuführen. Damit geht nicht nur eine Effizienzsteigerung einher, sondern auch ein moderneres Firmenimage, mehr Agilität und Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Bereitschaft, auch zukünftige Herausforderungen gemeinsam zu meistern.

Wichtige Tipps für Führungskräfte, um aktives Change-Management umzusetzen

Der Fisch stinkt vom Kopf her – erfolgreiche Veränderungen beginnen an der Spitze

Die Bereitschaft zum Change muss zwar im gesamten Unternehmen vorhanden sein und im Bedarfsfall kommuniziert werden; doch ohne die richtigen Voraussetzungen im Top-Management geht gar nichts. Gerade hier zeigen sich immer wieder Stolpersteine, die einem erfolgreichen Change-Management im Wege stehen. Insbesondere bei der Kommunikation und der Bereitschaft, anderen zuzuhören, besteht oftmals Verbesserungsbedarf.

Die Unternehmenskultur aller Ebenen einbeziehen

Kein Unternehmen besteht nur aus der Führungsebene. Abläufe und Prozesse verselbstständigen sich oft in einer Weise, die durch einen Mangel an Kommunikation und Unternehmenskultur ineffizient werden und echtem Wandel somit im Wege stehen. Gegenseitiges Verständnis für unterschiedliche Positionen und Anforderungen innerhalb der Hierarchien eines Unternehmens ist ein zentraler Faktor für gelungene Transformationsprozesse.

Emotionen und rationale Argumente in Einklang bringen

Veränderungsprozesse erzeugen immer auch Bedenken und Ängste bei denjenigen, die ihre gewohnten Abläufe plötzlich ändern sollen. Auch wenn diese Emotionen nicht immer rational begründet werden können, sollten sie ernst genommen werden.

Veränderungen nicht einfach anordnen, sondern vorleben

Die Unternehmensleitung kann alles einfach anordnen, doch wenn die Umsetzung im gesamten Unternehmen gelingen soll, müssen die Verantwortlichen sich ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und die Änderungen nicht nur mittragen, sondern auch konsequent vorleben.

Ständiges Hinterfragen macht Change erst wertvoll

Change ist nicht bereits deshalb automatisch gut, nur weil plötzlich alles anders gemacht wird. Change hat nur dann eine Berechtigung, wenn sich der Nutzen von Änderungen abbilden lässt. Nicht immer ist das, was gestern sinnvoll erschien, morgen noch gültig. Daher sollten alle Transformationen in jedem Stadium von Planung und Umsetzung immer wieder hinterfragt und überprüft werden – selbst nach dem erfolgreichen Abschluss. Denn Stillstand ist Rückschritt, das gilt auch und gerade für Transformationsprozesse.