Die besten Tipps für einen erfolgreichen Umstieg auf Microsoft 365

Die Corona-Krise stellt insbesondere die Arbeitswelt vor neue Herausforderungen. Viele Aspekte der Digitalisierung, die in der Vergangenheit mehr theoretischer als praktischer Natur waren, müssen nun von Unternehmen zumeist schnell, aber auch effizient umgesetzt werden. Spätestens bei der Umstellung auf Homeoffice stellt sich die Frage, wie die neu geschaffenen Remote-Arbeitsplätze bestmöglich in den betrieblichen Ablauf integriert werden können. Denn ortsunabhängig arbeiten zu können, ist für viele Unternehmen immer noch Neuland.
Aber auch Firmen, welche in der Vergangenheit bereits in Teilen auf das „Modell Homeoffice“ setzten, stehen nun vor der Herausforderung, nicht nur einzelne Arbeitsplätze, sondern oftmals ganze Abteilungen in sehr kurzer Zeit digitalisieren zu müssen.

Online-Konferenzen und digitale Zusammenarbeit realisieren

Allein die Bereitstellung mobiler Hardware reicht hier jedoch nicht aus. Wird doch gerne vergessen, dass die Umstellung von der Präsenzkultur hin zu rein mobilem Arbeiten auch Veränderungen bisheriger Strukturen und Kommunikationswege mit sich bringt. Ob mehrstündiges Abteilungsmeeting oder der kurze informelle Kaffeeplausch – all dies entfällt aufgrund der aktuellen Situation. Was es nun braucht ist ein digitales Kollaborationstool wie beispielsweise Microsoft TEAMS, welches neben einer Meeting-, Chat und Videotelefoniefunktion auch ein Projekt- und Aufgabenmanagement sowie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in einer einzelnen Anwendung ermöglicht.

Microsoft 365 – nie wieder veraltete Software installieren

Zwar gibt es Microsoft TEAMS mit deutlich reduziertem Funktionsumfang auch kostenfrei, wirklich produktives Arbeiten ist jedoch nur in Verbindung mit einer der verfügbaren „Microsoft 365“ Lizenzen möglich. Denn nur diese bietet Funktionen wie das Speichern und Freigeben persönlicher Dateien auf OneDrive oder aber die Einbindung zusätzlicher Microsoft 365-Dienste wie SharePoint Online, Yammer, Planner und Stream. Klassiker wie Microsoft Word, Excel oder Power Point stehen je nach gebuchtem Microsoft 365 Paket entweder als bloße Webversion oder stets aktueller Desktopversion zur Verfügung. Gerade die Möglichkeit, Daten mobil auch über die Webversionen via Laptop und Smartphones zu bearbeiten, ist einer der großen Vorteile der Arbeit mit Microsoft 365.
Klassische Softwarelösungen haben hingegen einige entscheidende Nachteile. Die Software muss stets auf den jeweiligen Endgeräten installiert und konfiguriert sowie je Endgerät eine separate Lizenz erworben werden. Auch die Kompatibilität der Hardware mit den häufig wachsenden Anforderungen neuer Versionen bleibt eine Herausforderung. Hinzu kommt der firmeninterne Datenaustausch zwischen Abteilungen und Mitarbeitern, der durch die dezentrale Infrastruktur im Home Office ebenfalls neu gedacht werden muss. Cloud-basierte Lösungen wie Microsoft Cloud Services haben den entscheidenden Vorteil, dass die Systemanforderungen geringer ausfallen und die Software auch über Handy und Tablet von jedem Ort mit Internetzugang aus genutzt werden kann. Da die eigentliche Software auf dem Exchange Server läuft, bleibt sie nicht nur stets aktuell, sondern stellt auch keine allzu großen Anforderungen an die vorhandene Hardware der Endnutzer. Zudem stellen Cloud Services eine technisch sehr zuverlässige Backup-Lösung für alle Projekte und Datenbestände dar, die der lokalen Speicherung im Unternehmen in fast jeder Hinsicht überlegen ist. Trotzdem ist der Umstieg alles andere als ein Selbstläufer, denn neben den Abläufen bei der Umstellung sind oft hohe Anfangsinvestitionen notwendig, die sich unter anderem durch die parallele Nutzung vorhandener Strukturen ergeben.

Existierende Infrastruktur muss vorübergehend parallel betrieben werden

Vielleicht haben Sie Glück und gründen gerade Ihr Unternehmen. Dann ist es vergleichsweise einfach, gleich mit Microsoft 365 und anderen Cloud Diensten eine saubere, rein digitale Infrastruktur zu errichten, die von Anfang an von allen Beteiligten genutzt und gepflegt wird. In den allermeisten Fällen handelt es sich aber um Unternehmen, die ihre bestehende Infrastruktur in die Cloud migrieren müssen – und das ist im laufenden Betrieb eine immense Herausforderung, die oftmals unterschätzt wird. Die Tatsache, dass durch die Corona-Krise kaum Vorlaufzeiten zur Verfügung standen, verschärft diese Problematik noch. Damit es zu keinen größeren Ausfällen im täglichen Betrieb kommt, ist daher zumindest für eine gewisse Zeit der Parallelbetrieb mit Hybrid-Systemen erforderlich – also quasi ein Tanz auf zwei Hochzeiten. Das von Microsoft 365 versprochene „Einloggen und Loslegen“ funktioniert also nur für die wenigsten Szenarien reibungslos. Immerhin entfallen viele Probleme, die bei sonstigen Umstellungen der IT auf neue Systeme entstehen, da die Konfiguration und Installation auf betriebseigenen Systemen in der Regel entfällt. Doch für die überwältigende Mehrheit der Unternehmen läuft es auf eine Migration samt Altlasten in der IT hinaus, bei der die Einbindung existierender Infrastruktur schon aus Kostengründen sorgfältig bedacht und geplant werden muss.

Schnell ist nicht immer besser

Auch wenn die Corona-Situation manchmal keine Wahl lässt, ist ein voreiliger Umstieg auf Microsoft 365 nicht immer zu empfehlen. Tatsächlich sollte nicht nur die technische Umsetzung möglichst lange im Voraus geplant werden, sondern auch das Change-Management zur Vermittlung der Notwendigkeit der Veränderungen gegenüber den betroffenen Mitarbeitern. Dies bedeutet für die betroffenen Unternehmen zusätzliche Investionen in Budget und Zeit. Denn schließlich arbeiten die meisten Beschäftigten seit Jahren oder gar Jahrzehnten mit bewährten Softwarelösungen, mit denen sie vertraut sind. Jede Änderung – und sei sie noch so sinnvoll – muss daher Hand in Hand vorgenommen werden. Weniger problematisch sind dabei die Standardprogramme wie Word oder Excel, die sich in Microsoft 365 nicht wirklich von der stationären Lösung unterscheiden. Doch die Office-Lösung von Microsoft bietet als Komplett-Werkzeug wesentlich mehr Funktionen und Möglichkeiten, die zwar einfach zu nutzen sind, aber ohne ein zielorientiertes Change Management von den Anwendern nicht in jedem Fall auch sinnvoll eingesetzt werden. So sind Nutzer, die zuvor bestenfalls per E-Mail kommunizierten, nun mit Online-Konferenzen oder Tools wie Microsoft Teams konfrontiert, deren effektive Nutzung erst einmal erlernt werden muss. Erschwerend kommt hinzu, dass manche Tools für mehrere Szenarien geeignet sind – und wenn jeder einfach darauf los arbeitet, entsteht schnell ein Chaos, wodurch man den Verlust der Übersicht bzw. eine Minderung der Effizienz riskiert.

Datenschutz nach europäischen Standards?

Stichwort Datensicherheit: Gerade ältere Unternehmen, die ihre eigenen Strategien für Datensicherung und Datensicherheit haben, sind noch in einer anderen Zeit verwurzelt, bei der die Daten im eigenen Schrank am sichersten aufbewahrt wurden. Tatsache ist jedoch, dass die Qualität und Zuverlässigkeit cloudbasierter Services für die Datensicherheit und Aktualität von Backups unschlagbar ist. Lange Zeit gab es vor allem in deutschen Unternehmen Bedenken, weil die Microsoft Cloud Services in den USA operierten und die betriebenen Server nicht mit der DSGVO und anderen deutschen und europäischen Vorgaben vereinbar waren. Diese Bedenken sollten inzwischen jedoch Geschichte sein, da Microsoft durch die Eröffnung neuer Rechenzentren in Deutschland den Kunden die Datenhaltung in Deutschland ermöglicht. Es gibt also kaum noch rationale Gründe, auf die Nutzung solcher Clouddienste weiterhin zu verzichten, zumal die Vorteile deutlich überwiegen.

So planen Sie den Umstieg auf Microsoft 365 effizient und erfolgreich:

Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie mit einer hohen Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeitern rechnen, die neuen Tools gerne und vor allem zielgerichtet einzusetzen, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Viele Unternehmen sind mit der Planung einer derart komplexen Migration in Richtung Home Office jedoch überfordert. Die Hilfe externer Experten und Berater kann helfen, die Kosten für die Anfangsinvestitionen besser zu überschauen (und somit zu begrenzen) sowie den Umstieg effizienter zu gestalten.